Préparatifs de la soirée de gala
Avant le Jour J :
Protocole :
-Etablir l’ordre et le temps de passage des danses, discours, remise des « Saint-Gilles d’or »
-Préparer le plan du site avec le nom des tables et le placement des invités
Devant le portail du restaurant :
– Moquette rouge : à confirmer avec Jérémy
– Délimiter emplacement pour les Porsche
Sur le site :
– Prévoir éclairage pour exposition de voitures
A l’accueil : Stéphane, Nathalie, Patrick et Vanessa (paper board à prévoir – Nathalie)
– Table, deux chaises et Point lumineux prévues
– remettre aux hôtesses fiches + stylos (Nathalie)
Photographes : Jean-René et Christophe Deveaux
Demander à Jérémie : type de lumière sur la structure métallique orange, micros,
Musique en début de soirée :
– Bouddha Bar, Jack Johnson, Katie Melua et à transmettre au Park Omega
Espace Restaurant :
Tables :
-sur la table, coupelles de pétales, menu enroulé (Stéphane et Véronique), un support sur lequel est mentionné le n° et le nom de la table qui sera une figure de tango avec explication (Stéphane et Véronique)
-Nappes blanches
-Housses de chaises : autour des chaises, nœud jaune et bleu (Ilse)
-Disposition autour de la scène (voir plan)
Menu :
Entré : foie gras sur toast
Le pain en corbeille qui accompagnera l’entrée sera calibré : petits pains ronds
Plat chaud : légine servie avec une mousse d’avocat et une purée de patate douce orangée
Voir avec Jérémie s’il peut proposer une volaille. La sauce doit être différente de celle de la légine.
Dessert : Fondant au chocolat et sa glace à la vanille (Nestlé).
Boissons : eau plate, eau gazeuse Volkanik et deux bouteilles de vin (blanc et rouge) par table.
Bar à champagne (Philippe et Van Nhat) : vin 20€, champagne 50€.
A demander à Jérémie : Lecteur carte bleue
Animations :
Sur la table Animation : Vanessa Cazal (3), Junito (2), Géo (1), Jean-Yves Kee-Soon ?, Jean-Claude Machir ? DJ ?
Géo arrivera à 19H: Préparer le déroulement de la soirée, messages : finalité de la soirée, liste des sponsors
Magicien
Danseurs :
Juanito Juarez Tango arrivera à 18H30/18H45
Vanessa Cazal
Tirage au sort : diamant (Van Nhat), une nuit +petit-déjeuner à l’hôtel Le Bellepierre (Véronique) et une nuit +petit-déjeuner à l’Hôtel Relais de l’Hermitage, anciennement Novotel (Nathalie).
DJ : Musique Danse : années 90 à nos jours, musique exotique, salsa, tango, valse, rock
Dans la loge :
– Vaporisateurs d’eau (Nathalie)
– bouteilles d’eau, boites de kleenex, quelques chaises pour les danseurs (Aïcha)
Les Trophées « Saint-Gilles d’Or » remis aux partenaires qui nous suivent depuis plus ou moins longtemps :
Ambre : 1 an
Corail : 2- 3 ans
Tamarin : 4-5 ans
Or : depuis le début
Éclairage :
Éclairer le magicien lorsqu’il passera de table en table est possible. Il faut pour cela une « poursuite », sans doute cela fera des frais supplémentaires.
Équipement technique, écran : installation, vérification, films, photos : Jean-René, Bruno
